Cómo preparar su empresa para el uso de un CRM

Las aplicaciones y Software de CRM son de gran utilidad para las empresas, da igual si su naturaleza es B2C o B2B. Sin embargo, dar el salto a su uso supone un trabajo previo muy importante donde se ha de analizar, ordenar y clasificar toda la información relevante en lo que se refiere a clientes, prospectos o meros contactos de interés para la empresa (partners, proveedores, colaboradores, etc.).

Por eso, desde Hubspot han elaborado una estupenda guía con 5 pasos sobre cómo organizar la información que ha de ser tenida en cuenta para el uso de un CRM tomando como base una simple hoja de cálculo de alguno de los estándares del mercado como puede ser Microsoft Office. La idea que subyace de estos 5 pasos es organizar toda la información disponible en la empresa susceptible de ser incluida en estas aplicaciones para simplificar al máximo el proceso e, incluso, poder actuar como un CRM manual sin necesidad de contratar una de estas herramientas en las primeras etapas del proceso:

• Recopilar la información: es necesario localizar las fuentes donde encontrar esta información relevante (LinkedIn, email, agenda de contactos de los trabajadores e incluso tarjetas de visita guardadas físicamente). La recomendación que nos hacen desde Hubspot es diseñar un pequeño esquema de las diferentes fuentes a utilizar antes de empezar el trabajo duro.
• Escoger la información relevante: como ya hemos comentado, el objetivo de esos 5 pasos es simplificar los procesos y facilitar el trabajo para la compañía. Se trata por tanto de definir una serie de campos a guardar y desechar todos aquellos que no aporten valor a la relación con los contactos. Un buen ejemplo sería escoger Nombre completo, email, teléfono de contacto, empresa, cargo y fecha del último contacto realizado con él.
• Limpiar la información: una vez recopilada toda la información es necesario realizar un pequeño proceso de limpia o refinamiento de los datos obtenidos. Este proceso puede contener desde desechar contactos que no se quieren realizar (problemas en el pasado, empresas desaparecidas, etc.).
• Eliminar duplicados: es probable que una persona haya pertenecido a 2 compañías en los últimos años y se cuente con un doble registro para un sólo contacto. Es momento de localizar este tipo de errores y solucionarlos para evitar problemas en el futuro.
• Segmentar: una vez realizados todos los pasos anteriores, conviene realizar una segmentación de los contactos que permita su organización y la creación de campañas y acciones específicas. Estas segmentaciones son totalmente específicas para cada empresa y pueden tener en cuenta factores temporales, su pertenencia a la cartera de clientes actual de la empresa o no, tipología de sectores, etc.

Fuente: Hubspot