La celebración de eventos en la nueva realidad

La llegada del Covid- 19 nos ha obligado a adaptarnos a un nuevo entorno. Dado que no podemos reunirnos con normalidad, ¿cómo podemos minimizar el impacto en la organización de eventos?
A la hora de organizar eventos, se deben de tener en cuenta muchas variables para que el resultado que obtengamos sea perfecto.Dado que no podemos reunirnos, hemos empezado a usar la tecnología como aliado. Webinars, eventos online y formaciones en streaming han surgido para dar continuidad al negocio. “Valoraremos más que nunca lo digital, pero también buscaremos – de manera selectiva – lo físico y presencial, porque las videoconferencias nos están recordando el valor de la mirada y el contacto humano”, explicaba Lucas Aisa, en su blog.

Dada la situación que vivimos, podemos seguir una serie de consejos para afrontar nuestros eventos de la manera más exitosa posible:

Buena planificación y previsión de contingencias
A la hora de organizar un evento se debe incluir en su planificación todas y cada una de las situaciones de crisis que por la naturaleza del mismo puedan darse. Desde la falta de personal, las inclemencias meteorológicas, el fallo de recursos técnicos, la baja de un ponente, un error de cálculo en la previsión del catering o un exceso o defecto de asistencia de público… estos son algunos ejemplos de problemas habituales que nos encontramos en la gestión de un evento. La anticipación será fundamental para replanificar fechas de celebración, intentar mantener contratos, no solapar con otros eventos similares y poder mantener los mismos estándares de calidad que antes.

Agudizamos nuestra capacidad de adaptación al nuevo escenario
En un reciente estudio realizado por la El Observatorio Científico de Eventos de la Universidad Complutense, las primeras conclusiones obtenidas tras realizar la consulta entre profesionales del sector, coinciden en señalar que el COVID-19 supondrá un antes y un después en la realización de eventos en términos de necesidades para su realización. Por ejemplo, la disposición de gel sanitario en las zonas comunes del evento, el refuerzo de la limpieza o la disponibilidad de información sobre el virus in situ y en la web, son las medidas que se consideran más necesarias. 

¿Aplazamos o cancelamos?
No celebrar un congreso ya planificado supone pérdidas millonarias que nadie quiere asumir. En consecuencia, el aplazamiento, aunque también supondría algunas pérdidas, es la opción menos dañina que la mayoría de organizaciones está llevando a cabo. Toda decisión tiene consecuencias.

La transparencia y la comunicación son esenciales
El silencio es el peor enemigo cuando uno se encuentra en el foco de atención de todas las miradas. Por lo tanto, se ha de mantener informado al público, a los clientes y a los proveedores.

Nueva realidad, nuevas oportunidades
Cuando todo esto pase, aquellos que hayan sabido anticiparse y reaccionar con rapidez desarrollando nuevas ideas de negocio, serán los que sobrevivan.  Todo lo que estamos viviendo nos va a obligar a cambiar el discurso, a cambiar nuestra forma de relacionarnos, a cambiar nuestra propuesta de valor, a repensar y reescribir nuestro propósito. Hay que saber detectar las oportunidades, cambiar la perspectiva y reiventarse.

Os compartimos las recomendaciones del gobierno para la celebración de eventos y actividades multitudinarias. Puedes consultarlo todo aquí

Fuentes: freepik y La Neurona